一、用户必须认真、如实地填写《科技查新合同》中条款，简明扼要写清查新项目的科学技术要点、查新点及查新要求。查新项目的科学技术要点、查新点及查新要求应由该项目（课题、产品、专利等）负责人或掌握该项目全面情况的研究人员填写，并加盖委托者所属单位公章。查新项目科学技术要点内容主要以项目创新内容与现有技术或背景技术作对比的方式进行说明（1000字以内）。
二、用户应当尽可能地提供一套能较详细描述委托查新项目的技术资料，如科技计划项目申请书、研究报告、试制总结报告、项目总结报告、申报表、专利说明书、结构图或配方，产品样本、检测报告、企业标准以及技术背景材料等，并随合同一并上传系统。
三、用户应尽可能提供下列查新所需要的资料：
(1)参考检索词，包括中英文对照的查新检索词（含规范词、同义词、缩写词、相关词）、专利号、化学物质登记号等。检索词应当是查新项目所在专业文献中常用词。
(2)国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料。
(3)参考文献：告知该项目成员在国内外已发表的文献，并尽可能提供与该项目相关的文献报道和线索供查新员在检索时参考。
四、本查新机构查新鉴证工作实行有偿服务，用户在与本机构订立查新合同，并按规定付款后，即正式生效。查新委托书或查新委托合同签订后，应预付查新费用或全部付清查新费用，预付查新费用一般不得低于查新全部费用的30%；查新委托项目的查新点一般要求不超过三点，否则将视查新点增加相应的收费；委托查新内容一经确定后，不能随意更改；若更改项目的主要内容、技术性能指标或增加查新点，则按新项目重新计费，委托时间从修改之日起计算。
五、为使查新工作取得佳效果，在本机构查新员后，请用户与查新员密切配合，并向查新员介绍项目情况，但用户不得向查新员施加倾向性影响，不得干涉查新活动。如因用户提供资料或数据不当所产生的一切后果本机构概不负责。
六、 科技查新工作是一项具有科学、严密和复杂的工作。为保证科技查新质量，用户应提前15个工作日以上提出查新委托（即国内外查新时间为15个工作日），委托方因特殊情况，要求提前提交查新报告时，按收费标准加收加急费。查新工作繁忙的时候，可能延长查新完成时间，具体完成时间则另行协商决定。
七、用户在拿到查新报告时，应认真阅读，如认为有不妥之处，应及时商谈。用户如对查新报告持有异议，可在接到查新报告后一周内将有关意见和旁证材料提交本机构，在缴纳一定费用后，由本机构组织复核，如复核后证明用户意见正确，将如数退还复核费或视正确程度，酌情退还复核费。
八、 查新报告一般只提供2份正本，用户要求多份时，应事先声明，并付工本费50元，报告若要传真或特快专递，费用另计。用户在接到查新报告的一定时间后，应负责填写《科技查新服务反馈表》及《科技查新服务满意度调查表》，并寄回本机构。
九、本机构查新服务专业范围包括农业、林业、数学、物理、化学化工、力学、生物、机械、电子、电力、自动化、计算机、光电、能源、材料、医药、地质、地理信息系统、科技情报等专业。
十、有下列情况之一时，本查新机构将拒绝接受查新委托：
(1) 委托查新项目不属本机构查新专业范围。
(2) 查新委托人不能提供与查新内容相关的技术资料。
(3) 经多次交谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点。
(4) 委托人要求交付报告时间过短，以致不能保证查新质量。
